Wchodzący właśnie w życie Krajowy System e-faktur budzi ciągle wiele pytań wątpliwości, zwłaszcza wśród właścicieli mniejszych firm (np. tłumaczy). Czy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą JDG jakim często jest tłumacz przysięgły, o ile prowadzi działalność, jest już objęty systemem ksef od 1 lutego 2026?
Należy zauważyć na początku, że nie każdy tłumacz (nawet prowadząc własne biuro tłumaczeń) ma taką samą formę działalności gospodarczej. Przy małej działalności, jaką jest jednoosobowa działalność gospodarcza, tłumacz przysięgły może być zwolniony z VAT, o ile jego roczny obrót nie przekracza 200 000 zł netto. Czy to znaczy że nie obejmie go kseF? Odpowiemy na to pytanie w dalszym ciągu artykułu. Nieco większe firmy tłumaczeniowe prowadzone bywają w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (niektóre, największe biura, są spółkami SA albo komandytowymi).
Czym jest KSeF i jak działa – opisuje artykuł z ubiegłego roku, przeczytasz go na stronie: Czym jest KSeF? – przewodnik dla przedsiębiorców Dlatego nie wchodzimy tu w szczegóły techniczne, lecz opisujemy stan faktyczny wdrożenia KSeF na luty 2026 pod kątem biur tłumaczeń i tłumaczy przysięgłych. (czyli również nas)
Jaki jest kryterium tego, od kiedy kseF wchodzi dla tłumaczy obowiązkowo?
Zacznijmy od najmniejszej formy działalności gospodarczej, czyli JDG. Nasuwa się pytanie: „skoro jestem zwolniony z VAT, czy muszę obowiązkowo korzystać z ksef?”
Najkrótsza odpowiedź: tak. Zwolnienie z VAT w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie oznacza braku obowiązku korzystania z KseF.
Dzieje się tak dlatego, że od 1 kwietnia 2026 JDG, pomimo zwolnienia z VAT, podatnik zwolniony ma obowiązek korzystać z systemu kseF, o ile wystawia faktury dla innych firm. To znaczy – zwolnienie przedmiotowe lub podmiotowe z VAT nie zwalnia z obowiązku e-fakturowania w relacjach biznesowych. Jedynie faktury wystawiane dla osób fizycznych, w tym przypadku, nie muszą trafiać do systemu kseF (jeszcze).
Niejednego tłumacza może nurtować pytanie, jak wystawić w takim razie fakturę dla klienta spoza UE? Wykonujemy nieraz tłumaczenia dla firm i osób, choćby z Ukrainy, która nie należy do UE.
W takim przypadku należy wystawić fakturę w kseF, a następnie przekazać ją nabywcy w sposób ustalony, na przykład w formie PDF. Nowym rozwiązaniem jest to, że taka faktura z systemu posiada kod QR z numerem kseF umożliwiającym weryfikację takiej faktury.
Czy przy JDG KseF obowiązuje później, niż przy spółce z o.o?
Właściciele biur tłumaczeń niezależnie od formy prowadzenia, czy to będzie spółka akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy JDG, muszą mieć na uwadze obrót w 2024 roku – jako kryterium. Co to znaczy w praktyce dla tłumacza?
Jeśli twój całkowity obrót w biurze tłumaczeń w 2024 roku przekroczył kwotę 200 milionów złotych, KSeF obowiązuje cię przy wystawieniu faktur od 1 lutego 2026 roku. Przy nieprzekraczaniu kryterium kwotowego obrotu za uprzedni rok, system e-faktur staje się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. Dodajmy że najmniejsza działalność tak zwani mikroprzedsiębiorcy o obrocie do 10 000 zł miesięcznie wejdą w kseF od 1 stycznia 2027 roku.
Warto pamiętać, iż niezależnie od naszego obrotu, już teraz obowiązuje wszystkich tłumaczy odbieranie faktur przez KSeF, na przykład naszych faktur kosztowych.
KSeF dla tłumaczy – najczęściej zadawane pytania
Jeśli wystawiam Paragon fiskalny z NIP nabywcy za tłumaczenie, to czy muszę wystawić za to samo w ksef?
Tak zwane faktury uproszczone, czyli paragony (Z NIP) za tłumaczenia do kwoty 450 zł mogą być wystawiane do końca 2026 roku.
Czy muszę kupić płatny program, żeby wystawić fakturę w kseF?
Nie ma takiej potrzeby, gdyż Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzie online, które nazywają się Aplikacja Podatnika kSeF oraz Aplikacja Mobilna KSeF.
Jak odebrać fakturę z ksef?
Ponieważ Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia do faktur, jak opisano w poprzedniej odpowiedzi, odebranie faktury w KSeF jest możliwe bez specjalnych programów. Mamy Aplikację Podatnika KSeF, na komórkę można pobrać Aplikację mobilną, natomiast poprzez e-Urząd Skarbowy mamy dostęp do programu e- mikrofirma.
Oczywiście większość programów księgowych jest już przygotowana na elektroniczną fakturę, gdyż ministerstwo udostępniło narzędzia programistyczne już w 2025 roku. Dlatego warto sprawdzić, czy nasz program księgowy nie posiada już funkcji integracji z KSeF.
Czy klient, dla którego wystawiam fakturę za tłumaczenie musi akceptować ksef, żeby była ważna?
Nie ma takiej potrzeby, ponieważ faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, kiedy system nada jej numer. Nie trzeba również czekać na potwierdzenie od kontrahenta. Wyjątkiem jest sytuacja wystawiania faktur dla klientów spoza Unii Europejskiej, kiedy z klientem trzeba ustalić sposób przekazania faktury.
Czy dostanę powiadomienie od systemu, że ktoś wystawił fakturę dla mojego biura tłumaczeń?
Niestety KSeF nie wysyła powiadomień. Dlatego program księgowy musi sprawdzać regularnie, czy nie pojawiły się nowe faktury.
Czy dla sądu wystawiam fakturę w kseF?
Tu nie ma różnicy. Faktury za tłumaczenie sądowe, wystawione prawidłowo w systemie będą, zgodnie z przepisami, uznawane za skutecznie doręczone do sądu wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. W związku z tym od 1 lutego 2026 nie należy wysyłać do sądu papierowych wydruków faktur wystawionych w kseF ani plików PDF z takimi fakturami z systemu.
Artykuł powstał we współpracy z Biurem Tłumaczeń Meritum: https://www.filolodzy.pl/tlumaczenia-finansowe/
Źródła: lodz.sa.gov.pl
Oficjalny portal ksef
Najnowsze komentarze